辦公室無紙化 清枱政策令客戶放心

　　愈來愈多企業推動「清枱政策」，冀上班族在下班前整理好桌面。有四大會計師事務所合夥人指，實行清枱政策可令客戶放心，建立專業形象，辦公室將進一步趨向無紙化。

愈來愈多企業推行清枱政策，要求員工在下班前整理桌面，確保機密文件不會曝光於人前，連隨手寫的便條貼及USB都要收好。

　　有市場調查機構指清枱政策可為企業減省印刷及維修成本；另有心理學研究指，乾淨桌面有助專注，提高決策力。

　　周日舉行的特首選舉論壇，候選人之一、前政務司司長林鄭月娥表示，羨慕另一名候選人、前財政司司長曾俊華，指其辦公桌面很乾淨，從來沒有紙張，而自己則有很多文件夾，因要介紹政策。曾俊華回應時就指，工作上不僅要work hard，亦要work smart。

　　辦公桌引起全城熱議，源於當時選委黃傑龍的問題。黃笑稱，當時想到整個選舉都在批評聲中，故想給予機會，讓候選人說出互相欣賞的地方（見另稿--「兩前司長未互讚 專家指小器」）。本身是叙福樓集團的執行董事的他稱，年輕時枱頭也是亂七八糟，但人愈大開始意識到整齊的重要，現時文件會放於in tray及out tray，加快自己的處理速度，並指自己不會將「無謂」的物件放於桌上，而機密的文件亦不會四圍放。當看到同事桌面開始堆積如山時，他也會主動提醒他們要收拾桌面。

倡員工掃描存檔 電子系統填表

　　財金機構尤其重視辦公桌之整潔度。德勤華南區主管合夥人黎嘉恩表示，公司奉行「清枱政策」（Clean Desk Policy），要求同事有整齊桌面，將機密文件放好，上至合夥人，下至普通職員都要跟隨。他認為乾淨桌面有助加強專業形象，亦令客戶放心：「覺得自己的資料不會隨意被陌生人看到。」

　　至於無法在辦公桌上放小擺設或私人物品，會否影響同事歸屬感？黎指，對公司有沒有歸屬感，不是建立於辦公桌上，同事的關係反而才是重點。他指，為推動無紙化工作間，會鼓勵員工用掃描方式存檔，建立易搜資料庫，同事填工時表及支出時都要使用電子系統。

　　安永香港及澳門地區主管合夥人陳瑞娟表示，香港區安永於2013年11月開始實施清枱政策，同事每天離開辦公室時，需清理個人文件，以方便其他同事日後預訂使用，營造開放工作空間。陳指，安永鼓勵員工盡可能以電子形式儲存文件，每人獲安排一個儲物櫃以儲存個人物品，觀察所見，同事皆將布置心思轉移至儲物櫃。

　　市場調查機構IDC報告指出，每名僱員每天平均需花費2.5小時搜尋想要的資訊，清枱政策可減少搜索時間，並鼓勵僱員走向數碼化，減少購買大量紙張、印刷墨盒，甚至是影印機的維修成本。

　　美國明尼蘇達大學一項心理學研究指出，在項目開始前，凌亂桌面可引發靈感，但通常在項目完結後，桌面就會變得整齊。

　　研究又發現，乾淨桌面有助專注思考。有趣的是，研究亦指出桌面整潔的人，較願意捐錢、會選擇健康零食、決策能力較高、紀律性強；反之，桌面凌亂的人，通常比較容易有古靈精怪的新點子、不受規範，故藝術家的桌面通常會較凌亂。Facebook創辦人朱克伯格及蘋果已故教主喬布斯，桌上都有大量書籍及雜物。

李嘉誠也是乾淨派 「桌上不留紙」

　　長實主席李嘉誠則是「乾淨派」，他接受內地傳媒訪問時，曾邀請他們參觀自己的辦公室，當時可見其辦公桌上只有簡單擺設。他解釋是因為自己喜歡「今日事，今日畢，桌上不留紙。」

　　政府曾力推工作間無紙化，當問到成效時，政府資訊科技總監辦公室發言人回應稱，過去5年，政府在應用資訊科技的每年總開支由35億元增至60億元，強調政府繼續致力通過使用資訊科技以提供高效、便捷及無紙化公共服務和電子政府。